Konferencie sú jednou z najdôležitejších foriem firemnej komunikácie a správne zachytenie ich atmosféry môže výrazne prispieť k celkovému úspechu. Ako organizátori máte množstvo detailov na starosti, a jedným z nich je aj zabezpečenie profesionálnej vizuálnej dokumentácie. Prinášame vám tipy, ako spolupracovať s fotografom a zabezpečiť, že na vašom podujatí nezostane nič nezachytené.
Vopred definujte kľúčové momenty
Skúsený fotograf vie, že musí zachytiť hlavné body podujatia, no je vždy dobré prejsť s ním konkrétne detaily, aby bolo všetko hladko zorganizované. Napríklad pri odovzdávaní ocenení je dôležité vedieť, koľko ľudí sa bude oceniť, aby si fotograf mohol naplánovať správny záber. Rovnako je užitočné, ak moderátor vie, že po odovzdaní ceny sa urobí spoločná fotografia na pódiu. To umožní lepšiu koordináciu a hladký priebeh.
Kľúčové momenty, ktoré by mali byť zachytené, môžu zahŕňať:
- Príchody VIP hostí
- Hlavné prednášky a keynote speakri
- Diskusné panely
- Odovzdávanie ocenení alebo certifikátov
- Networkingové časti a neformálne interakcie
Efektívne plánovanie miesta a pohybu
Pri veľkých konferenciách je dôležité, aby fotograf mal prehľad o harmonograme podujatia a mieste, kde sa bude čo odohrávať. Poskytnite fotografovi plán miesta a časový harmonogram, čo mu umožní lepšie sa orientovať a byť pripravený v správny čas. Tým sa zaistí, že žiadny dôležitý moment neunikne.
Fotografie na použitie v reálnom čase
Ak organizujete verejnú konferenciu, kde chcete udržať aktívnu prítomnosť na sociálnych sieťach, je dobré s fotografom dohodnúť, aby vám počas konferencie poskytol 5-10 vybraných fotografií. Tieto zábery môžete okamžite zdieľať na LinkedIn alebo iných platformách, aby ste zvýšili viditeľnosť podujatia a zapojenie online komunity ešte v priebehu samotnej akcie.
Pri interných podujatiach to nie je také nevyhnutné, no pre verejné eventy je táto okamžitá spätná väzba dôležitá pre zvýšenie záujmu a zapojenie účastníkov.
Zachytenie neformálnych momentov
Okrem oficiálnych prednášok a diskusií je dôležité zachytiť aj neformálne interakcie medzi účastníkmi. Fotografie zo zákulisia alebo z networkingu často lepšie reflektujú skutočnú atmosféru konferencie. Tieto zábery sú obzvlášť dôležité pre vašu následnú komunikáciu, či už na sociálnych sieťach alebo v PR článkoch.
Tip: Vopred určte, ktoré časti programu sú dôležité na zachytenie neformálnej atmosféry, a dajte fotografovi voľnosť v pohybe, aby mohol spontánne zachytávať dôležité momenty.
Reprezentatívne fotografie pre budúce podujatia
Kvalitné fotografie z vašej konferencie nemusia slúžiť len na dokumentáciu aktuálneho podujatia, ale aj na propagáciu budúcich ročníkov. Fotografie, ktoré zachytávajú zapálených rečníkov, zapojené publikum a dynamickú atmosféru, môžu byť skvelým marketingovým nástrojom pre ďalšie eventy.
Tip na záver: Zdieľajte s fotografom vašu firemnú kultúru
Okrem organizačných detailov dajte fotografovi aj myšlienku konferencie, spôsob, akým vaša firma komunikuje, a aké sú vaše hodnoty. To mu pomôže lepšie pochopiť vašu kultúru a prispôsobiť svoj fotografický štýl tak, aby čo najlepšie vystihol podstatu vášho podujatia.
